Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7 (499) 653-60-72 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 426-14-07 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 500-27-29 (бесплатно)

Использование факсимиле на кадровых документах

Защита прав

Задача вторая Исходные условия: нормы Налогового кодекса

Приказ о направлении работника в командировку и служебные задания являются документами, оформляемыми в рамках исполнения требований трудового законодательства, то есть выступают в качестве кадровых документов. Об этом, в частности, свидетельствует тот факт, что и Постановление Правительства РФ от 13.10.

В Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ, сказано, что работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В свою очередь, цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Постановлением Госкомстата России утверждены среди прочего унифицированные формы N N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

В Трудовом кодексе отсутствуют положения о том, в каком порядке должно осуществляться подписание кадровых документов. Зато в утвержденных Постановлением Госкомстата России унифицированных формах предусмотрена необходимость проставления в интересующей нас первичной учетной документации личной подписи руководителя.

Подойдем к решению задачи с другой стороны. По мнению Роструда, кадровые документы, в том числе документы по учету кадров и по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, являются первичными учетными документами организации. Требования к оформлению первичных документов должны соответствовать положениям законодательства о бухгалтерском учете (Письма от 09.01.2013 N 2-ТЗ, от 23.01.2013 N N ПГ/409-6-1, ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1).

На основании п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При этом должно соблюдаться требование о наличии в первичном учетном документе обязательных реквизитов, перечень которых приведен в п.

2 обозначенной статьи. Одним из реквизитов являются подписи соответствующих лиц (лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформление свершившегося события). О том, каким образом должны быть проставлены подписи, в указанном Законе ничего не сказано, зато зафиксировано, что первичный учетный документ должен быть составлен на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Таким образом, вопрос о возможности подписания первичного учетного документа факсимильной подписью может встать только в случае его составления на бумажном носителе. О том, что следует понимать под подписанием документа, можно узнать из ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Использование факсимиле на кадровых документах

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст. Это заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме. В свою очередь, подписью считается реквизит, содержащий собственноручную подпись должностного или физического лица.

Еще по теме  Проверка квартиры на юридическую "чистоту" перед покупкой

Аналогичное понятие подписи приведено в ГОСТ 2.104-2006 «Единая система конструкторской документации. Основные надписи», введенном Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 118-ст. Здесь же добавлено, что для электронных документов используется аналог собственноручной подписи — электронная цифровая подпись.

Факсимильная подпись, как и электронная подпись, является не собственноручной подписью, а ее аналогом. Об этом сказано в Гражданском кодексе. (В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.)

Итак, одним из обязательных реквизитов первичных учетных документов является подпись — реквизит, содержащий собственноручную подпись должностного лица. В связи с этим считаем, что при составлении приказа о направлении работника в командировку и служебного задания для направления в командировку на бумажном носителе они должны быть подписаны руководителем предприятия собственноручно (без использования средств копирования).

Отметим, что некоторые эксперты допускают возможность использования факсимиле при заполнении кадровых документов (с закреплением перечня документов, которые можно таким образом оформлять, приказом руководителя). Однако в этом случае организации нужно быть готовой к возможности возникновения у третьих лиц (в том числе налоговых органов) сомнений в подлинности документов.

Счет-фактура выступает в качестве документа-основания для принятия покупателем «входного» (предъявленного продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав) НДС к вычету при условии выполнения требований, предусмотренных п. п. 5, 5.1, 6 ст. 169 НК РФ. Нас интересуют требования п. 6. Но сначала отметим еще один важный момент.

Счета-фактуры, как и первичные учетные документы, могут составляться поставщиком и выставляться покупателю и на бумажном носителе, и в электронной форме. Второй вариант допустим при наличии на то взаимного согласия сторон сделки и технических средств, а также возможностей для приема и обработки данных счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и Порядком {amp}lt;1{amp}gt;.

Теперь о заполнении счета-фактуры. В п. 6 ст. 169 НК РФ сказано, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Вспомним, что согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 подписанием документа является заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

Если счет-фактура составлен в электронной форме, он подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных уполномоченных лиц.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Таким образом, в случае составления счета-фактуры на бумажном носителе он должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером (иными уполномоченными лицами) собственноручно (без использования средств копирования). А если счет-фактура все-таки оформлен с использованием факсимильной подписи, возникает ли у покупателя право на вычет?

Еще по теме  Какие документы нужно менять при смене фамилии и как происходит процедура

Использование факсимиле

Где требуется

Современные руководители крупных организаций и предприятий ценят каждый момент своего времени, поэтому часто перекладывают разборку писем, актов и ряда других документов на своих ответственных сотрудников. На подобных бумагах должна стоять только подпись высшего начальства, поэтому в таких случаях часто ставят факсимиле.

С помощью факсимильного штампа «подписывают» различные делопроизводственные документы, подписание которых не может повлечь за собой материальных последствий:

  • Данных, передающихся внутри компании,
  • Документов «второго порядка» (копий),
  • Справок,
  • Пропусков и т.п.

Также возможно ставить факсимиле на товарных накладных, актах, договорах и счетах, если они не налагают ответственности за слишком крупные денежные суммы. В любом случае копийная подпись должна быть разрешена законом и подтверждена соответствующими положениями и договорённостями.

ЗНАЙТЕ! Факсимильную подпись могут посчитать недействительной, так как она, в отличие от подлинной подписи, не выражает личной воли лица, которому принадлежит.

Штамп, копирующий личную подпись, не ставится:

  1. На кадровых документах, утверждающих приём на работу, переводы на другую должность, увольнения и т.п.,
  2. Аналогично нельзя ставить факсимиле на приказах и постановлениях как по учреждению, так и по личному составу, так как они выражают личную волю руководителя,
  3. На платежных, вексельных документах и при работе с иностранной валютой,
  4. На отчетностях, которые сдаются в налоговые органы.

ВНИМАНИЕ! Установка факсимиле на товарных накладных, счетах-фактурах, актах оказания услуг может вызвать доначисление налога на вашу прибыль либо отказ налогового органа выплачивать вычет НДС по совершенной сделке.

Оформление разрешения

Правовой статус факсимиле на данный момент законодательством не установлен, поэтому разрешением к его использованию служат взаимные соглашения сторон, исполненные в письменном виде и заверенные подлинными подписями. Само соглашение в этом случае составляется как приложение либо допсоглашение к основному договору. Оно оформляется в удобной для вас свободной форме с указанием:

  • Перечня документов, которые будут заверяться факсимильной печатью,
  • Фамилии, имени, отчества и должности лиц, чья подпись будет выполнена в виде факсимиле,
  • Образцы подписей этих лиц в подлинном и факсимильном вариантах,
  • Порядка действия сторон при замене лиц, чьи подписи будут использоваться (увольнении, переходе на др.должность),
  • Срока действия данных соглашений.

Только такое соглашение полностью регламентирует все действия с копийной печатью и разрешает ставить факсимиле на актах выполненных работ, договорах, заявках, отчетах и прочих бумагах, перечень которых в нём оговорен. Оно подписывается только подлинными подписями, так как до его заключения еще не было подобной договоренности.

О вычете при факсимиле

В соответствии с п. 2 ст. 169 НК РФ невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных п. п. 5, 6 ст. 169 НК РФ, не может стать основанием для отказа в принятии к вычету суммы «входного» НДС. Отсюда можно сделать вывод, что невыполнение требований, предусмотренных указанными пунктами, может послужить причиной для отказа в вычете.

Еще по теме  Снижение размера компенсации при ДТП

Но необходимо учитывать, что причина не возникнет, если ошибки в счетах-фактурах не препятствуют налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму НДС.

По мнению чиновников, счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, следует считать составленными с нарушением установленного порядка, поэтому они не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету (Письма Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.

Есть ли опровержения со стороны арбитров?

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Судьи во главе с Президиумом ВАС придерживаются мнения о том, что отступление от установленных правил оформления счетов-фактур, включая выполнение подписей руководителя и главного бухгалтера путем факсимильного воспроизведения (положениями ст. 169 НК РФ не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры), влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам. Позиция высшего арбитра изложена в Постановлении от 27.09.2011 N 4134/11.

Арбитражный суд

Реквизиты Постановлений

Причина, послужившая основанием для отказа в вычете «входного» НДС

ФАС ЗСО

от 11.04.2014 по делу N А03-11725/2013

Подписи от имени руководителя поставщика на представленных на исследование документах (договорах, счетах-фактурах, товарных накладных) выполнены с использованием технического средства «факсимиле». Данный факт подтвержден заключением технико-криминалистического исследования

от 19.07.2012 по делу N А27-5495/2011

В счетах-фактурах, выставленных контрагентами, подписи руководителя выполнены посредством факсимиле

ФАС ПО

от 01.04.2014 по делу N А57-4665/2013

Наличие на счетах-фактурах подписей факсимиле наряду с наличием других обстоятельств позволило налоговым органам доказать, что фактически хозяйственные операции с контрагентами не осуществлялись, представленные документы были оформлены только с целью получения налоговой выгоды

ФАС ЦО

от 15.07.2013 по делу N А48-2869/2012

Согласно заключению эксперта подписи на ряде переданных на исследование счетов-фактур и товарных накладных поставщиком выполнены с применением технических средств, а именно являются изображением подписей, нанесенных с помощью факсимильных печатных форм (факсимиле)

Незнание может спасти

Порой факсимиле выполнены настолько качественно, что покупатель и не догадывается о выполнении подписей «подручными» средствами. Если покупатель будет настаивать именно на таком незнании, у него есть слабые шансы отстоять в суде правомерность вычета «входного» НДС, если только налоговики не докажут обратного (то, что покупателю было известно о факсимиле).

Примером ситуации, когда налоговая инспекция не смогла представить бесспорных доказательств того, что налогоплательщик знал о наличии факсимильной подписи, является Постановление ФАС УО от 09.10.2013 N Ф09-9715/13. В итоге решение о привлечении налогоплательщика к ответственности было признано недействительным.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Таким образом, налогоплательщику нужно «железное алиби» своего незнания, без него представление налоговиками заключения эксперта о выполнении подписи посредством факсимиле шансов ему не оставляет (пример — Постановление ФАС СЗО от 13.09.2013 по делу N А42-3909/2012).

Оцените статью
Право и жизнь
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.