Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7 (499) 653-60-72 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 426-14-07 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 500-27-29 (бесплатно)

Выдаем копии документов связанных с работой

Разделы права

Вопрос второй: обязан ли работодатель выдать документы, если он их уже ранее передавал сотруднику?

В Трудовом кодексе нет прямого указания на то, кто вправе запрашивать у работодателя документы, связанные с работой, а кто нет. И в частности, возникает вопрос: может ли обратиться за документами (копиями документов) уволенный работник?

Напрямую обязанность предоставлять документы уволившимся работникам установлена законодательством только в отношении справки о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и справки о среднем заработке за последние три месяца для постановки на учет в качестве безработного и получения пособия по безработице.

https://www.youtube.com/watch?v=https:tv.youtube.com

Кроме этого, разд. 8 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, для кадровых документов установлены сроки хранения от 3 до 75 лет или бессрочно. Получается, что даже по прошествии нескольких лет уволенный сможет обратиться к бывшему работодателю за копией того или иного документа.

Таким образом, отказать уволившемуся работнику в предоставлении копий документов работодатель не имеет права, что подтверждается и судебной практикой (см. Апелляционное определение ВС Республики Башкортостан от 24.11.2015 по делу N 33-20682/2015, Определение Московского городского суда от 26.08.2010 по делу N 33-27002).

Вопрос: Должен ли работодатель выдать работнику документы по его устному требованию?

На основании устного требования работодатель должен выдать только копию приказа о приеме на работу или об увольнении — обязательность письменной формы обращения за такой копией ст. ст. 68, 84.1 ТК РФ не установлена.

Вопрос: Может ли работник получить документы не лично в руки, а по почте?

Поскольку никаких ограничений в этом плане Трудовым кодексом не установлено, документы можно переслать и почтовым отправлением. Исключением в данном случае является справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком, освобождения от работы с полным или частичным сохранением заработной платы по законодательству РФ, если на сохраняемую зарплату за этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.

Примечание. Порядок выдачи такой справки утвержден Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н.

В соответствии с п. п. 2, 3 и 4 Порядка выдачи справки о сумме заработка этот документ необходимо выдать сотруднику в день прекращения работы, а при невозможности вручить лично — направить уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать письменное согласие на отправление ее по почте. Справку можно выдать по письменному заявлению бывшего работника (его законного представителя либо доверенного лица) как лично застрахованному, так и его представителю либо доверенному лицу. При обращении с заявлением доверенного лица представляются документы, удостоверяющие его личность и полномочия.

Вопрос: Может ли вместо работника получить документы иное лицо, например, супруг (супруга) или другие родственники?

Что касается выдачи других документов по доверенности, не установлен запрет на их получение доверенным лицом.

К сведению. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ).

Однако для этого доверенному лицу необходимо иметь заявление, написанное работником собственноручно, паспорт уполномоченного лица и саму доверенность. Нотариальная форма в данном случае не требуется.

В заявлении должно быть указано, какие документы, копии или оригиналы требуются, количество экземпляров. Для чего требуются работнику эти документы — указывать не нужно. Приведем образец такого заявления.

---------------------------------------------------------------------------¬
¦ Главному врачу МЛПУ ¦
¦ "Городская больница N 4" ¦
¦ Инспектору отдела кадров Л.Е. Уколову ¦
¦ М.Н. Приказовой от врача-терапевта ¦
¦ Выдать запрашиваемые документы А.И. Таблеткиной ¦
¦ до 17.06.2016. ¦
¦ 14.06.2016, Уколов ¦
¦ ¦
¦ Заявление ¦
¦ о выдаче документов, связанных с работой ¦
¦ ¦
¦ На основании ст. 62 ТК РФ и п. 3 ст. 230 НК РФ прошу выдать мне ¦
¦ заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с ¦
¦ работой: ¦
¦ - копию приказа о переводе на должность врача-терапевта; ¦
¦ - копию личной карточки; ¦
¦ - копию правил внутреннего трудового распорядка. ¦
¦ ¦
¦ Таблеткина, 14.06.2016 ¦
L---------------------------------------------------------------------------

Исходя из буквального толкования статьи 62 ТК РФ, за получением копий документов может обратиться именно работник. Однако в связи с упоминанием в статье обязанности предоставлять копии приказов об увольнении с работы, суды нередко трактуют данное положение как обязанность выдать документы и уволенному сотруднику в том числе. При этом не важно, в какой срок после прекращения работы бывший работник обратился за документами.

Еще по теме  Как получить доплату за стаж работы в бюджетном учреждении в 2020 году?

Такой подход к трактованию положений данной статьи использовал Омский областной суд в Апелляционном определении от 11 июля 2012 года по делу № 33-4169/12. В этом определении суд отдельно отметил, что не имеет значения срок, в течение которого бывший работник обратился за выдачей копий документов, связанных с работой, поскольку законодательством не предусмотрено ограничения ни по периоду, ни по сроку давности при обращении работника или бывшего работника за документами, связанными с трудовой деятельностью в организации.

В решении Челябинского областного суда от 13 сентября 2017 года по делу № 7-2192/2017 также делается акцент на том, что в Трудовом кодексе нет ограничения периода времени, в течение которого бывший работник может обратиться за получением копий документов, связанных с работой. На основании этого, суд обязал работодателя предоставить бывшему работнику документ, за выдачей которого он обращался.

Законодательством не ограничено количество обращений работника к работодателю с заявлением о выдаче документов, связанных с работой, и законом не предусмотрена возможность выдачи запрашиваемых документов в зависимости от наличия или отсутствия у работника документов, связанных с его работой. Получается, что сотрудник и через пару лет после увольнения может обратиться за своими документами, и бывший работодатель должен их выдать.

Именно такой случай рассматривался Судебной коллегией по гражданским делам Верховного суда Удмуртской республики (Апелляционное определение от 26 сентября 2018 года по делу № 33-4344/2018), а также Судебной коллегией по гражданским делам Челябинского областного суда (Апелляционное определение от 18 сентября 2017 года по делу № 11-12350/2017).

Поскольку перечень документов в статье 62 ТК РФ открытый, работник или бывший работник вправе обратиться с заявлением о выдаче иных, не перечисленных в данной статье, документов, которые связаны с его работой и требуются ему для реализации своих прав. При этом, в связи с тем, что в статье 62 ТК РФ не закрепляются какие-либо условия или ограничения по выдаче документов, суды нередко рассматривают любые дополнительные требования, которые выдвигает работодатель при получении заявления о выдаче документов как ограничение прав работников и встают на их сторону.

Выдаем копии документов связанных с работой

Получается, что если работодатель будет запрашивать у сотрудника обоснование необходимости получения документов или цель запроса, то такие требования и отказы работники могут обжаловать через суд. В таких случаях уже непосредственно суд может обязать работодателя предоставить запрашиваемые работниками документы.

Ярким примером такой позиции может служить Апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Республики Бурятия от 5 сентября 2018 года по делу № 33-3164/2018. В данном определении судебная коллегия подчеркивала, что работодатель обязан выдать по письменному требованию работника не только перечисленные в статье 62 ТК РФ документы, но и другие документы в случае, если они необходимы для реализации его прав, и при этом работодатель не имеет права требовать от работника подтверждения необходимости получения документов.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreators

Аналогичный подход излагается в Апелляционном определении Судебной коллегии по гражданским делам Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 19 апреля 2016 года по делу № 33-3226/2016, в котором также отмечается недопустимость требовать от работника подтверждения необходимости получения документов.

Вопрос первый: может ли сотрудник запрашивать документы у своего прежнего работодателя?

Вовсе нет. У работодателя не возникает безусловной обязанности выдать любые документы, которые указал в своем заявлении работник. Нужно детально разобраться, какие документы требует предоставить работник, и выдать только те, которые непосредственно связаны с его работой. А, например, предоставлять документы, связанные с работой других сотрудников или касающиеся всей организации, не требуется.

Судебная коллегия по административным делам в Апелляционном определении от 1 августа 2017 года по делу № 33а-2452/2017 как раз высказывала позицию, что нужно выдать только те документы, которые связаны с работой конкретного сотрудника, то есть связаны с выполнением его трудовой функции. Документы, которые затрагивают работу всех сотрудников, регулируют деятельность самой организации или изданы уже после увольнения работника, не подпадают под положения статьи 62 ТК РФ и не подлежат обязательному предоставлению работнику, даже если он и указал их в своем запросе.

Формируется подход, когда суд не считает нарушением прав работника непредоставление работодателем копий локальных нормативных актов или коллективных трудовых договоров и соглашений, а также материалов служебных проверок. Суды исходят из того, что трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя только ознакомить работника с такими документами под роспись, и, соответственно, работодателю не требуется выдавать копии данных документов.

Подобную трактовку статьи 62 ТК РФ можно встретить в Апелляционном определении Краснодарского краевого суда от 29 ноября 2018 года по делу № 33-43209/2018, в Апелляционном определении судебной коллегии по гражданским делам Свердловского областного суда от 11 января 2019 года по делу № 33-182/2019 и в Апелляционном определении судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Республики Дагестан от 29 марта 2017 года по делу № 33-1365/2017.

Еще по теме  Какие документы нужны для приватизации муниципальной квартиры

Более того, в Апелляционном определении судебной коллегии по гражданским делам Волгоградского областного суда от 16 марта 2018 года по делу № 33-3884/2018 судебная коллегия детализировала перечень документов, которые не обязан предоставлять работодатель. Так, по мнению судебной коллегии, статья 62 ТК РФ не обязывает работодателя выдавать копии коллективных договоров, соглашений и локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, положения об оплате труда, положения о премировании, положения об отпусках), которые регулируют трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения.

Выдаем копии документов связанных с работой

Как отмечала Судебная коллегия по гражданским делам Суда Ханты-Мансийского автономного округа в Апелляционном определении от 2 февраля 2016 года по делу № 33-541/2016, определяющим моментом при решении вопроса о предоставлении работодателем документов или отказе работнику в этом должна быть относимость запрашиваемых документов ситуации.

Иными словами, запрашиваемые работником документы должны относиться к его трудовой деятельности, а в случае, если они содержат какую-либо охраняемую законом тайну или персональные данные других работников, то, по мнению Судебной коллегии, работодателю надлежит выдать работнику заверенную выписку из таких документов, предоставив таким образом информацию, которая касается только самого работника.

Резюмируя все вышесказанное, можно отметить, что работодатель при получении письменного заявления работника о предоставлении копий документов, связанных с работой, в первую очередь должен оценить, насколько документы, которые запрашивает работник, относятся к его работе. Не запрашивает ли работник документы, которые относятся к трудовой деятельности других работников или не являются ли запрашиваемые документы локальными нормативными актам, коллективными договорами и соглашениями.

В случае, если запрашиваемые документы не подпадают под понятие документов, связанных с трудовой деятельностью работника, а, например, относятся к актам, регулирующим деятельность работодателя, то работодатель может отказать в выдаче таких документов. Сформировалась и судебная практика, которая подтверждает корректность отказа в предоставлении документов в таком случае.

При этом допустимо предоставлять заверенные выписки из документов, если в документе содержится какая-либо охраняемая законом тайна или персональные данные другого сотрудника. Стоит учесть, что право на получение документов, связанных с работой, имеется также и у бывших работников, независимо от прошедшего с момента их увольнения срока.

На основании ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель также должен выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Из положений ст. 84.1 ТК РФ следует, что документы, выдаваемые работнику при увольнении, подразделяются:

На обязательные (выдаются в силу норм законодательства без заявления работника)

На выдаваемые по заявлению работника

По письменному заявлению работника ему могут быть предоставлены неиспользованные отпуска с последующим увольнением. При этом днем увольнения считается последний день отпуска. В таком случае все расчеты с работником производятся до его ухода в отпуск, поскольку по его истечении стороны уже не будут связаны обязательствами (Письмо Роструда от 24.12.

Приведем перечень документов, выдаваемых увольняемому работнику:

  • трудовая книжка;

  • справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы в ФСС, и количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством, если на сохраняемую заработную плату за этот период указанные страховые взносы не начислялись (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Федеральный закон № 255-ФЗ). При выдаче справки желательно получить от работника письменное подтверждение ее получения. Форма справки и порядок ее выдачи утверждены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Что касается документов, выдаваемых в день прекращения трудового договора по письменному заявлению работника, к ним относятся:

  • справка о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). Форма 2-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@;

  • справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации», пп. «в» п. 4 Правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и пп. «г» п. 4 Правил регистрации безработных граждан, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 891). Рекомендованная форма справки приведена в Письме Минтруда РФ от 15.08.2016 № 16-5/В-421;

  • копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении. По мнению арбитров, работник может запросить копию трудового договора, а работодатель обязан предоставить ее работнику, даже если экземпляр трудового договора выдавался работнику при его заключении (апелляционные определения Московского городского суда от 12.09.2016 по делу № 33-32633/2016, от 28.10.2014 по делу № 33-38031/2014);

  • справка о заработной плате;

  • справка о периоде работы у данного работодателя.

Еще по теме  Судебная практика по статье 54 ТК РФ.

Согласно ч. 1 ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, выписки из трудовой книжки, справок о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.

Для заверения копий можно использовать штамп, что разрешено п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (действует в редакции от 14.05.2018).

Если штамп отсутствует, для заверения копии документа ниже реквизита «Подпись» делается отметка, которая включает:

Надпись «Верно»

Должность, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию) лица, заверившего копию

Дату заверения

Обязанность возместить работнику материальный ущерб в виде не полученного им заработка во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться, в том числе при задержке выдачи трудовой книжки, предусмотрена ст. 234 ТК РФ.

Также положения о том, чтоработодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок при несвое­временной выдаче трудовой книжки по вине работодателя, а также при внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, содержатся в п.

Заверяем трудовую книжку

Сейчас Трудовой кодекс разрешает выдавать трудовую книжку только для органа социального страхования. Но копию ее до сих пор спрашивают, например в банках и для получения загранпаспорта, визы. Обязанность выдать копию трудовой книжки по письменному заявлению работника предусмотрена не только ст. 62 ТК РФ, но и п.

7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, согласно которым работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления работником выдать ему копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее.

Если работнику нужна копия всей книжки, делается копия с каждого разворота. В правом верхнем углу каждого листа проставляется слово «Копия». Внизу под надписями согласно ГОСТ Р 6.30-2003 и Указу N 9779-X делается заверяющая отметка. На последней странице на полях трудовой книжки пишут от руки: «Работает по настоящее время. (должность, Ф.И.О., дата, подпись)». Под датой ставится печать организации или отдела кадров. Приведем образец.

N записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

Муниципальное лечебно-профилактическое учреждение «Городская больница N 4» (МЛПУ «Городская больница N 4»)

11

10

2014

Принята на должность операционной медицинской сестры. Работает по настоящее время.

Приказ от 11.10.2014 N 12-к

Инспектор отдела кадров

М.Н. Приказова

16.06.2016, Приказова

М.П.

Если работнику нужна не вся трудовая книжка, делается выписка из нее. Для этого делается копия титульного листа и тех страниц, которые необходимы. Сверху на документе пишут: «Выписка из трудовой книжки». Далее выписка заверяется по общим правилам, приведенным выше. Чтобы не заверять каждую страницу документа, можно прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки, указав при этом количество листов и скрепив подписью и печатью. Например: «Копия на 10 листах верна».

Заключение

В заключение обратим внимание на основные правила, которые должен соблюдать при выдаче работнику копий документов работодатель:

  1. Перечень документов, копии которых могут предоставляться работнику, открыт. Единственное условие — чтобы они были связаны с его трудовой деятельностью.
  2. Копии не предоставляются с документов, составляющих государственную или служебную тайну или содержащих персональные данные других работников. В этих случаях могут быть сделаны выписки из документов.
  3. Копии документов предоставляются на основании письменного заявления работника, за исключением копий приказа о приеме и увольнении с работы — они должны быть выданы и на основании устного требования.
  4. Копии предоставляются не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления работника.
  5. Копии документов выдаются как работающим, так и уволенным сотрудникам.
  6. Копии должны быть заверены надлежащим образом.
  7. Обязательства по выдаче документов, связанных с работой, работодатель должен выполнять безвозмездно.

Е.В.Белова

Эксперт журнала

«Отдел кадров государственного

https://www.youtube.com/watch?v=ytpress

(муниципального) учреждения»

Оцените статью
Право и жизнь
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.